1. SoftwareMicrosoft OfficeAko spolupracovať v službe SharePoint z balíka Office 365

Autor: Peter Weverka

SharePoint je webová platforma tímovej spolupráce spoločnosti Microsoft. Podniky využívajú službu SharePoint Online na ukladanie dokumentov, správu projektov a umožňujú spolupracovníkom navzájom spolupracovať.

SharePoint Online nie je nevyhnutne všadeprítomný (prítomný alebo nájdený všade), ale snaží sa. Webové stránky služby SharePoint Online sú navrhnuté tak, aby boli prístupné odkiaľkoľvek - zo stolného počítača, prenosného počítača, tabletového zariadenia alebo smartfónu. Bez ohľadu na to, aké zariadenie používate, obsah by mal byť prístupný a užívateľsky prívetivý.

Tento článok predstavuje SharePoint Online, vysvetľuje, ako nájsť cestu okolo tímového tímu, odovzdávať a pracovať so súbormi v knižniciach dokumentov, zdieľať súbory so spolupracovníkmi, synchronizovať súbory a aktualizovať profil Office 365.

Predstavujeme tímové stránky

Tímová stránka služby SharePoint je pracovný priestor založený na spolupráci, v ktorom môžu kolegovia pracovať na rovnakých súboroch, sledovať projekty a vzájomne spolupracovať.

Obrázok ukazuje typickú stránku tímov SharePoint Online v okne Office 365. Tieto stránky môžu vyzerať odlišne v závislosti od toho, ako ich správcovia nastavili, ale majú rovnaké nástroje spoločné. Tímová stránka poskytuje prostriedky na otváranie aplikácií Office 365, nahrávanie a sťahovanie súborov a spoluprácu so spolupracovníkmi. Tieto stránky vysvetľujú, ako sa prihlásiť na stránku tímu a ako nájsť cestu po obrazovke.

Tím tímu SharePoint Online

Prihlasovanie na webovú stránku tímu

Na prihlásenie na webovú stránku tímu SharePoint potrebujete heslo a sieťovú adresu. Pravdepodobne získate tieto položky od správcu priateľského systému susedstva. Ak sa chcete prihlásiť na stránku tímu služby SharePoint, postupujte takto:

  1.  Otvorte webový prehľadávač a prejdite na tímovú stránku vašej organizácie. Ako vyzerá webová adresa vášho tímu, závisí od toho, či vaša spoločnosť používa vlastný názov domény (napríklad company.com) alebo predvolený formát pomenovania Office 365 (ktorý vyzerá ako vaša spoločnosť.sharepoint.com).  Ak sa zobrazí výzva na zadanie poverení, zadajte svoje používateľské meno, zadajte svoje heslo a kliknite na tlačidlo OK. Čo sa stane ďalej, závisí od toho, ako vyzerá vaše miestne (miestne) prostredie a ako správca nakonfiguroval SharePoint. Môžete vstúpiť na stránku tímu bez toho, aby ste museli zadávať svoje užívateľské meno a heslo.

Nájdite cestu okolo tímového servera SharePoint Online

Pri prehliadke typického tímu Sharepoint sa pozrite na predchádzajúci obrázok:

  • Spúšťač aplikácií: Na spustenie webových aplikácií Office 365. Kvôli svojmu vzhľadu sa niekedy nazýva oblátkové menu. Upozornenia: Na prijímanie správnych a používateľom definovaných upozornení. Nastavenia: Na zmenu užívateľských nastavení. Dostupné možnosti závisia od úrovne vašich privilégií. Ponuka používateľa: Na prihlásenie, odhlásenie a zobrazenie profilu. Vyhľadávanie na webe: Na nájdenie obsahu na webe. Navigačná tabla: Na prístup k obľúbenému obsahu na tímovej stránke. To, čo sa zobrazí na navigačnej table, zvyčajne určuje správca lokality. Zoznamy: Pre zoznam úloh, ktoré je potrebné urobiť, vrátane pracovných položiek projektu a položiek „na vykonávanie úloh“ na všeobecné účely. SharePoint ponúka preddefinované šablóny pre rôzne druhy zoznamov, z ktorých mnohé vám umožňujú priraďovať položky zoznamu konkrétnym používateľom SharePoint. Knižnice dokumentov: Na hosťovanie súborov, ktoré môžete vy a ostatní členovia tímu otvoriť a pracovať na nich.

Stránka SharePoint je webová stránka ako každá iná. V prehliadači môžete vytvárať záložky na miesta v službe SharePoint, ktoré často navštevujete.

Ako pracovať s knižnicami dokumentov

Knižnica dokumentov je základným úložiskom údajov na webe SharePoint. Nenechajte sa zmiasť slovom dokument. Do knižnice dokumentov môžete uložiť akýkoľvek typ súboru.

Na ukladanie súborov na účely spolupráce použite knižnicu dokumentov. Tieto stránky vysvetľujú, ako otvárať súbory v knižnici dokumentov, odovzdávať súbory, spoločne upravovať súbory a zdieľať súbory.

Otvorenie súboru v knižnici dokumentov

Ak chcete vyhľadať a otvoriť súbor, postupujte takto:

  1.  Pomocou navigačného panela vyhľadajte a vyberte súbor, ktorý chcete otvoriť. Správca mohol umiestniť odkaz na knižnicu dokumentov na domovskú stránku lokality Team alebo inde na webe.  Kliknite na tlačidlo Otvoriť (tri bodky) vedľa názvu súboru, ktorý chcete otvoriť. Zobrazí sa vyskakovacie okno, ako je to znázornené. Ukazuje vám ukážku súboru, aby ste sa uistili, že ste otvorili ten správny.  Kliknite na tlačidlo Ďalšie akcie (znova tri bodky). Obrázok ukazuje, kde je umiestnené tlačidlo Ďalšie akcie. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka so všetkými možnými akciami, ktoré môžete so súborom vykonať, ako je to znázornené.  Otvorte súbor. Súbor môžete otvoriť v počítačovej aplikácii balíka Office alebo vo webovej aplikácii balíka Office:
  • Aplikácia Office Desktop: Vyberte prvú možnosť v rozbaľovacej ponuke. Ak napríklad pracujete s dokumentom programu Word, vyberte možnosť Otvoriť v programe Word. Súbor sa stiahne do počítača, aby ste na ňom mohli pracovať. Zmeny, ktoré urobíte v súbore v počítači, sa automaticky nahrajú do kópie uloženej v službe SharePoint. Office Web App: V rozbaľovacej ponuke vyberte druhú možnosť, možnosť s názvom online v názve. Otvorí sa webová aplikácia, aby ste mohli súbor upravovať.
Knižnica dokumentov SharePoint

Tu je odkaz: Ak chcete otvoriť súbor vo webovej aplikácii balíka Office, jednoducho kliknite na jeho názov v knižnici dokumentov.

Ako pracovať so spolupracovníkmi na rovnakom súbore

Keď sa pokúsite otvoriť súbor, niekedy to nemôžete urobiť, pretože sa tam niekto dostal ako prvý. Správcovia rozhodujú, či môže súbor upravovať súčasne viac ako jedna osoba.

Ak súbor povoľuje viac ako jedného editora, pomocou nasledujúcich krokov otvorte súbor, ktorý sa práve upravuje, a prispejte svojimi vlastnými príspevkami:

  1.  Otvorte súbor v knižnici dokumentov. Predchádzajúca téma v tejto kapitole vysvetľuje, ako otvoriť súbor. Nasledujúci obrázok zobrazuje súbor programu Word otvorený vo webovej aplikácii Word.  Vyhľadajte náznaky, že súbor práve upravuje kolega. Ako je zobrazené, aplikácia Word Web App vám povie meno (alebo mená) ostatných osôb pracujúcich na súbore. Ak sa pozriete pozorne, môžete tiež vidieť umiestnenie kurzora iných editorov. SharePoint je úplne v poriadku a umožňuje viacerým ľuďom spolupracovať na rovnakom súbore.  Vykonajte redakčné zmeny v súbore.  Po dokončení úprav kliknite na tlačidlo Späť vo webovom prehliadači alebo na spúšťač aplikácií Office 365, aby ste sa vrátili na stránku tímu. Nerobte si starosti s uložením zmien do súboru. Aplikácia Office 365 automaticky ukladá vaše zmeny.
Spoločné úpravy v službe SharePoint Online

Ako nahrávať súbory do knižnice dokumentov

Ak chcete nahrať súbor z počítača do knižnice dokumentov SharePoint Online, postupujte takto:

  1.  V službe SharePoint prejdite do knižnice dokumentov, do ktorej chcete súbor nahrať.  Kliknite na možnosť Nahrať. Ako je znázornené na nasledujúcom obrázku, zobrazí sa dialógové okno Pridať dokument. Ak nevidíte tlačidlo Odovzdať v knižnici dokumentov, obráťte sa na svojho správcu. Možno nemáte povolenie na odovzdávanie súborov.  V dialógovom okne Pridať dokument kliknite na tlačidlo Vybrať súbory.  V dialógovom okne Otvoriť vyberte súbor, ktorý chcete nahrať, a kliknite na Otvoriť. Môžete nahrať viac ako jeden súbor výberom viac ako jedného v dialógovom okne Otvoriť.  V prípade potreby v dialógovom okne Pridať dokument zadajte komentáre k verzii. SharePoint možno nakonfigurovať na ukladanie viacerých verzií toho istého dokumentu. Váš správca môže požadovať, aby ste zadali komentáre, ktoré popisujú súbor, ktorý odovzdáte.  Kliknite na tlačidlo OK. Keď ste pri tom, pozrite sa, či sa súbor, ktorý ste nahrali, objaví v knižnici dokumentov.
nahrávanie do knižnice dokumentov

Ak chcete nahrať súbory, môžete jeden alebo viac súborov pretiahnuť z okna Prieskumník v počítači a vložiť ich do knižnice dokumentov. Aké pohodlné!

Ako zdieľať súbory so spolupracovníkmi

V terminológii služby SharePoint zdieľanie znamená upozorniť spolupracovníkov na súbor, ktorý môžu upravovať. Po zdieľaní súboru môžete e-mailom upozorniť spolupracovníkov, že súbor bol zdieľaný. Správcovia niekedy nedovolia niekomu zdieľať súbor, ale ak môžete zdieľať súbory, zdieľajte súbor so spolupracovníkom podľa týchto krokov:

  1.  Vyhľadajte súbor, ktorý chcete zdieľať, a kliknite na jeho tlačidlo Otvoriť. Vyhľadajte tlačidlo Open a otvorte tri body vedľa názvu súboru. Zobrazí sa kontextové okno.  V dolnej časti kontextového okna kliknite na tlačidlo Zdieľať. Zobrazí sa dialógové okno Zdieľať, ako je to znázornené. office-príjemné-spolupráca Pozvanie spolupracovníka na spoluprácu na súbore.  Zadajte meno osoby, s ktorou chcete zdieľať súbor. Keď začnete písať, SharePoint otvorí rozbaľovací zoznam. Názov si môžete vybrať zo zoznamu.  Zadajte popisnú správu. Môžete vysvetliť, čo je to súbor a prečo ho chcete zdieľať.  Vyberte alebo zrušte výber možnosti Vyžadovať prihlásenie. Zrušte výber možnosti Vyžadovať prihlásenie, ak chcete zdieľať súbor s ľuďmi mimo vašej organizácie. Pre bežné obchodné použitie vyberte túto možnosť, aby ste sa uistili, že súbor môžu zobraziť iba členovia tímu tímu.  Vyberte možnosť Poslať e-mailovú pozvánku.  Kliknite na tlačidlo Zdieľať.

Nasledujúci obrázok ukazuje, ako vyzerá zdieľaná správa osobe, ktorá ju prijala. Príjemca môže kliknutím na tlačidlo Otvoriť otvoriť súbor a začať s ním pracovať.

Pozvánka na zdieľanie súboru.

Ako prezerať súbory offline

Váš počítač sa niekedy nemôže dostať na portál SharePoint Online. Predstavte si napríklad, že ste v lietadle a potrebujete aktualizovať niektoré pracovné súbory, ale nie ste pripojení k službe SharePoint. Na vyriešenie tohto problému s prístupom k dokumentom v režime offline nám aplikácia Office 365 umožňuje synchronizáciu súborov. Synchronizácia vám umožňuje prístup k súborom založeným na SharePoint vo vašom lokálnom počítači a nemusíte sa obávať pripojenia na internet. Po opätovnom pripojení na internet (po pristátí lietadla) synchronizuje OneDrive súbory so svojimi online náprotivkami.

Je dôležité pochopiť, že program OneDrive synchronizuje dve kópie každého súboru, jednu kópiu uloženú v knižnici dokumentov SharePoint Online a druhú kópiu uloženú lokálne v počítači.

Ak chcete synchronizovať súbory SharePoint so súbormi s rovnakým menom na OneDrive, postupujte takto:

  1.  V SharePoint vyhľadajte knižnicu dokumentov, ktorú chcete synchronizovať s počítačom. Nemusíte synchronizovať každú knižnicu dokumentov na tíme. Synchronizujte iba súbory, ku ktorým chcete mať prístup offline.  V ponuke knižnice dokumentov kliknite na položku Synchronizovať. Nasledujúci obrázok ukazuje, kde je umiestnené tlačidlo Sync. V kontextovom upozornení sa uvádza, že služba SharePoint sťahuje obsah knižnice dokumentov a synchronizuje ho s klientom OneDrive for Business.  V oblasti oznámení na paneli úloh systému Windows 10 kliknite na ikonu OneDrive. Ako je znázornené, táto ikona vyzerá ako oblak. Zobrazí sa zoznam naposledy synchronizovaných súborov, v tomto prípade súborov z knižnice dokumentov.  V okne OneDrive kliknutím na položku Otvoriť priečinok zobrazíte kópie lokálnych súborov. Od tejto chvíle môžete na týchto súboroch pracovať buď lokálne, alebo priamo z SharePoint. Aplikácia OneDrive automaticky udržuje všetky zmeny v synchronizácii.

Prehĺbenie sa do úradu 365

Office 365 ponúka obrazovku Delve na aktualizáciu vášho profilu a lepšiu komunikáciu s členmi tímu. V závislosti od veľkosti vašej organizácie môže byť veľmi dôležité, aby ste sa ubezpečili, že váš profil Office 365 je aktuálny. Spolupracovníci sa môžu pozrieť na váš profil Office 365, aby zistili, či ste pre projekt vhodný. Môžu sa pozrieť na váš profil a zistiť, ako vás nájsť. Obrazovka Delve je trochu podobná portálu sociálnych médií, pretože ponúka pohodlný spôsob komunikácie so svojím tímom.

Ak sa chcete hlbšie ponoriť do služby Office 365, postupujte takto:

  1.  V SharePoint Online otvorte ponuku Používateľ a kliknite na Môj profil. Používateľská ponuka sa nachádza v pravom hornom rohu obrazovky Office 365. Otvorí sa obrazovka Delve, ako je to znázornené.  Pomocou ovládacích prvkov na obrazovke Delve aktualizujte svoj profil a komunikujte s kolegami. Túto obrazovku si môžete prispôsobiť tak, aby sa viac prezentovala vašim spolupracovníkom.  Po dokončení zmien kliknite na Aktualizovať profil.