1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksAko nainštalovať QuickBooks 2020 v 10 jednoduchých krokoch

Autor: Stephen L. Nelson

Ak ste aplikáciu QuickBooks 2020 ešte nenainštalovali, ihneď ju prevezmite a postupujte podľa týchto desiatich jednoduchých krokov:

 1. Zapnite počítač.

Nájdite a otočte vypínačom počítača. V závislosti od používanej verzie systému Windows (Windows 7, 8 alebo 10) sa môže vaša obrazovka mierne líšiť od tu uvedených údajov. Mimochodom, používam Windows 10. (Nie, že vám záleží alebo na tom záleží.)

Ak inštalujete QuickBooks do počítača so systémom Windows Professional alebo Professional, pravdepodobne sa budete musieť prihlásiť ako správca alebo ako užívateľ s právami správcu. V podnikových variantoch operačných systémov Windows vyžadujú funkcie zabezpečenia systému Windows správcu, aby nainštaloval program QuickBooks.

 2. Stiahnite si softvér QuickBooks a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks ste pravdepodobne kúpili priamo z webovej stránky Intuit. Ak áno, po stiahnutí softvéru vás systém Windows vyzve na spustenie sprievodcu InstallShield Wizard (iný program), ktorý spustí inštalačný program QuickBooks. Systém Windows nakoniec zobrazí malé okno s hlásením, ktoré vás upozorní na privítanie v aplikácii QuickBooks Desktop.

Program QuickBooks ste si možno kúpili niekde ako obchod s kancelárskymi potrebami. V takom prípade musíte roztrhnúť balík QuickBooks a dostať sa na disk CD (ktorý vyzerá presne ako ten, ktorý prehráva hudbu). Ďalej vložte disk CD do jednotky CD-ROM. Systém Windows uznáva, že ste vložili disk QuickBooks CD, prípadne spustili inštalačný program QuickBooks a zobrazí malé okno s hlásením, ktoré vás upozorní Vitajte na ploche QuickBooks.

V okne správy kliknite na tlačidlo Ďalej, aby ste mohli veci naozaj začať. (Možno budete musieť znova kliknúť na Ďalej.)

 3. Označte, že súhlasíte s licenčnou zmluvou QuickBooks a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

Po spustení inštalačného programu QuickBooks sa QuickBooks opýta, či súhlasíte s jeho hraním, ako je podrobne uvedené v licenčnej zmluve zobrazenej na obrazovke. Za predpokladu, že tak urobíte - a musíte súhlasiť s inštaláciou softvéru - začiarknite políčko Súhlasím s podmienkami licenčnej zmluvy (ale iba preto, že nemám inú možnosť) a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

 4. Poskytnite licenčné a produktové čísla a potom kliknite na Ďalej.

Keď sa objaví okno Licencie a čísla produktov, zadajte tieto dva kúsky licenčných informácií (mali by byť vytlačené na žltej nálepke na zadnej strane obalu CD alebo zobrazené v okne dokladu o kúpe, ak ste softvér stiahli) a potom kliknite na Ďalej.

 5. Opíšte akékoľvek zdieľané sieťové plánovanie, ktoré plánujete.

Keď sa zobrazí okno Vlastné a sieťové možnosti, zadajte, či budete zdieľať dátový súbor QuickBooks v sieti. Väčšina malých firiem nie. Ak sa vaša firma nachádza v takejto situácii, na požiadanie jednoducho uveďte, že QuickBooks budete používať iba v počítači, na ktorom inštalujete softvér.

V závislosti od nainštalovanej verzie QuickBooks však môžete mať niekoľko ďalších možností. Môžete nainštalovať QuickBooks do počítača a sprístupniť údaje QuickBooks iným počítačom v sieti, alebo môžete preskočiť inštaláciu softvéru QuickBooks, ale uložiť dátový súbor QuickBooks do počítača.

Okno Vlastné a sieťové možnosti

 6. Vyberte umiestnenie inštalácie a potom kliknite na Ďalej.

Keď sa zobrazí okno Aktualizácia alebo zmena umiestnenia inštalácie, kliknite na tlačidlo Ďalej a použite predvolené umiestnenie inštalácie Intuit. (Predvolené umiestnenie inštalácie je v poriadku pre 999 z 1 000 používateľov.)

Nemusíte si vybrať navrhované umiestnenie inštalácie. Namiesto toho si môžete vybrať, či chcete mať program QuickBooks a dátové súbory uložené na inom mieste. Nehovorím tu o tejto možnosti, pretože väčšina ľudí toto prispôsobenie nechce (a nemala by) robiť. Navyše, ak ste niekto, kto dokáže bezpečne prispôsobiť nastavenia umiestnenia inštalácie QuickBooks, nepotrebujete moju pomoc pri zisťovaní, ako táto zmena funguje.

Okno Inovácia alebo zmena umiestnenia inštalácie

 7. Spustite inštaláciu kliknutím na Inštalovať.

Inštalačný program vám konečne oznámi, že je pripravený začať ihneď po kliknutí na tlačidlo Inštalovať. Kliknite na tlačidlo Inštalovať. Program začne inštalovať QuickBooks Desktop.

Kým je inštalačný program spustený, malá lišta zobrazuje váš postup.

Ak potrebujete inštaláciu kedykoľvek zrušiť, kliknite na tlačidlo Zrušiť. QuickBooks vás upozorní, že nastavenie je neúplné. To je v poriadku; stačí nabudúce spustiť nastavenie od začiatku.

 8. Zamyslite sa nad zmyslom života alebo napite vody.

 9. Po dokončení inštalačného programu kliknite na Open QuickBooks.

Blahoželáme. Dokončili ste inštaláciu. V ponuke Programy máte novú položku a pravdepodobne nové odkazy na pracovnej ploche.

 10. Aktivujte QuickBooks.

Pri prvom otvorení aplikácie QuickBooks vás program vyzve na aktiváciu aplikácie QuickBooks. Aktivácia v podstate znamená povedať QuickBooks, kto ste. Ak program QuickBooks dokáže uhádnuť vašu totožnosť pomocou starých informácií o registrácii produktov, ktoré nájde v počítači, jednoducho vás požiada o potvrdenie správnosti jeho odhadu. V opačnom prípade musíte preskočiť niektoré obruče a poskytnúť ďalšie identifikačné informácie.

Pravdepodobne budete chcieť zaregistrovať QuickBooks skôr, ako ich začnete používať.

Ak pracujete v sieti a chcete zdieľať súbor QuickBooks uložený v jednom počítači s iným počítačom v sieti, musíte nainštalovať QuickBooks na všetky ostatné počítače, ktoré chcete použiť na prácu so súborom. Poznámka: Pre každý počítač, na ktorý chcete QuickBooks nainštalovať, potrebujete samostatnú kópiu QuickBooks (napríklad z verzie päťbalenia).

Mimochodom, prevádzka QuickBooks v sieti s viacerými používateľmi QuickBooks nie je príliš komplikovaná alebo strašne komplikovaná. QuickBooks sa stará o tvrdé veci. Ak používate QuickBooks viac ako jednu osobu, dlhujete sebe (a svojej firme) dlhšiu dobu, ako si založíte sieť a potom si zakúpite a nainštalujete viac kópií QuickBooks.

  1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksAko sledovať rýchlosť najazdených kilometrov v QuickBooks 2020

Autor: Stephen L. Nelson

QuickBooks dodáva sledovač najazdených kilometrov v obchodných vozidlách, ktorý môžete použiť na sledovanie a počítanie najazdených kilometrov v podnikaní. Ako už možno viete, musíte poznať svoje celkové míle a svoje obchodné míle, aby ste mohli presne odpočítať náklady na vozidlá z daňového priznania. (Ak si nie ste istí, ako to funguje, obráťte sa na svojho daňového poradcu.)

Identifikácia vašich vozidiel

Podľa zákona musíte sledovať počet najazdených kilometrov podľa vozidla. QuickBooks 2020 preto poskytuje zoznam vozidiel. Ak chcete pridať položky do zoznamu Vozidlo, postupujte takto:

Okno Zoznam vozidiel

Zaznamenávanie kilometrov vozidla

Po pridaní služobných vozidiel do zoznamu vozidiel zaznamenajte každú cestu pomocou okna Zadajte počet najazdených vozidiel. Postupujte takto:

Okno Zadajte počet najazdených kilometrov

Používanie správ o vozidle

Ak kliknete na tlačidlo Prehľady v dolnej časti okna Zoznam vozidiel, QuickBooks zobrazí rozbaľovaciu ponuku, v ktorej sú uvedené štyri správy o najazdených kilometroch: Prehľad najazdených kilometrov podľa vozidla, Najazdené kilometrovými podrobnosťami o vozidle, Stav najazdených kilometrov podľa súhrnu úloh a Najazdené kilometre po podrobnostiach úlohy.

Prístup k inej ponuke príkazov, ktoré vytvárajú rovnaké správy, získate kliknutím na tlačidlo Správy o najazdených kilometroch, ktoré sa zobrazí v hornej časti okna Zadať najazdené km.

Ak chcete vytvoriť konkrétnu správu o najazdených kilometroch, vyberte niektorú zo správ z týchto ponúk.

Aktualizácia sadzieb najazdených kilometrov

Ak kliknete na tlačidlo Stav najazdených kilometrov v hornej časti okna Zadať najazdené kilometre, QuickBooks zobrazí dialógové okno Stav najazdených kilometrov. Dialógové okno Kilometre obsahuje zoznam sadzieb najazdených kilometrov a ich dátumy účinnosti. Nový počet najazdených kilometrov môžete zadať kliknutím na nasledujúci otvorený riadok plánu najazdených kilometrov a zadaním dátumu účinnosti do stĺpca Dátum účinnosti a štandardný kurz do stĺpca Cena. Aktuálnu mieru najazdených kilometrov nájdete na webovej stránke IRS.

Dialógové okno Kilometre

Poznámka: V roku 2019 sa štandardná rýchlosť najazdených kilometrov rovnala 58 centom na míľu, ale IRS zvyčajne tento údaj aktualizuje raz a niekedy dvakrát ročne. Pri výpočtoch teda chcete skontrolovať aktuálnu mieru. Inými slovami, nepoužívajte jednu zo starých, zastaraných štandardných kilometrov. Prosím.

  1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksAko nastaviť zoznam fixných aktív v QuickBooks 2020

Autor: Stephen L. Nelson

Ak vaša firma vlastní veľa vecí s dlhotrvajúcou hodnotou, vy alebo váš účtovník musíte tieto položky sledovať. Ak potrebujete sledovať položky, môžete tak urobiť pomocou zoznamu Fixed Asset List v QuickBooks 2020.

Pridávanie položiek do zoznamu Fixed Asset

Ak chcete pridať zoznam nábytku, niektoré zariadenie alebo strojové zariadenie alebo inú položku s dlhou životnosťou do zoznamu investičného majetku, postupujte takto:

Okno so zoznamom položiek investičného majetku

Za nepretržitého pridávania položiek dlhodobého majetku

Do zoznamu Fixed Asset môžete pridať položky, ako je opísané v predchádzajúcich odsekoch. Alternatívne môžete položku pridať do zoznamu fixných aktív, keď zaznamenávate faktúru, ktorá zaznamenáva faktúru dodávateľa za dané aktívum alebo keď zaznamenávate šek, ktorý zaplatí dodávateľskú faktúru za dané aktívum.

Funguje to takto: Ak ste QuickBooks povedali, že chcete viesť zoznam fixných aktív, QuickBooks vás vyzve na pridanie položky dlhodobého majetku, keď kategorizujete alebo debetujete účet dlhodobého majetku pri zadávaní faktúry alebo zaznamenaní šeku.

Ak chcete zhromaždiť informácie potrebné na nastavenie položky dlhodobého majetku, QuickBooks zobrazí rovnaké okno Nová položka. Kroky na vyplnenie okna Nová položka fungujú aj pri nepretržitom pridávaní položiek dlhodobého majetku.

Úpravy položiek v zozname investičného majetku

Ak chcete upraviť položku dlhodobého majetku - povedzme, že ste pri zadávaní určitého množstva informácií urobili chybu, postupujte takto:

Okno Upraviť položku

QuickBooks nevykonáva žiadne účtovníctvo s informáciami o nákupe a / alebo predaji zobrazenými v oknách Nová položka a Upraviť položku. Do súvahy nepridáva aktívum, pretože napríklad nastavujete položku s pevným majetkom. A QuickBooks nebudú počítať zisk alebo stratu z predaja majetku, pretože zadáte informácie o predaji. Musíte to urobiť sami - alebo nechať urobiť svojho účtovníka - pomocou štandardných transakcií QuickBooks alebo tradičných záznamov v denníku.

  1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksAko zdieľať súbory QuickBooks 2020

Autor: Stephen L. Nelson

Dobre, ide o skvelú ponuku: V rámci QuickBooks môžete nastaviť používateľské oprávnenia, ktoré vám umožňujú určiť, kto má prístup k oblastiam vašich súborov QuickBooks. V skutočnosti môžete tiež pracovať so súborom QuickBooks v sieti a v prostredí viacerých používateľov pomocou výkonnej funkcie nazývanej uzamykanie záznamov.

Ak pracujete v sieti a potrebujete používať alebo sa chcete dozvedieť viac o sieťových funkciách QuickBooks, prečítajte si tento článok. Ak ako jediný používate QuickBooks, môžete tento článok preskočiť.

Zdieľanie súboru QuickBooks v sieti

Možnosti viacužívateľskej siete QuickBooks napájajú dve dôležité funkcie: používateľské oprávnenia a uzamykanie záznamov. Funkcia používateľských oprávnení dáva viacerým používateľom súboru QuickBooks jedinečné nastavenia oprávnení na prístup do rôznych oblastí QuickBooks. Uzamknutie záznamu, druhá funkcia, umožňuje viac ako jednej osobe súčasne sa prihlásiť do súboru QuickBooks a pracovať s ním.

Používateľské oprávnenia

Aplikácia QuickBooks vám umožňuje nastaviť užívateľské oprávnenia, aby ste rôznym používateľom QuickBooks mohli udeľovať rôzne oprávnenia. Majiteľka Jane môže byť schopná urobiť všetko, čo chce, pretože, metaforicky povedané, je to Da Man. Joe Clerk však môže vstúpiť iba do účtov. Joe, nízky úradník pravdepodobne pochybného úsudku a uváženia, nemusí mať možnosť zobraziť výpis ziskov a strát spoločnosti, tlačiť šeky alebo zaznamenávať platby zákazníkov. Táto myšlienka má zmysel na praktickej úrovni, však? V situácii, keď k súboru QuickBooks pristupuje veľa ľudí, sa chcete uistiť, že dôverné informácie zostávajú dôverné.

Tiež by ste chceli zaistiť, aby ľudia nemohli úmyselne alebo neúmyselne poškodiť vaše finančné záznamy. Nechcete, aby niekto zadával nesprávne údaje (napríklad preto, že narazí do nejakej oblasti programu QuickBooks, kde nemá podnikanie). A vy nechcete, aby niekto podvodne zaznamenával transakcie - napríklad falošné šeky - aby mohla ísť v hotovosti.

Myslím si, že ak budete uvažovať o týchto používateľských povoleniach, uvedomíte si, že „Hej, áno, to dáva zmysel!“ Takže o tom nebudem hovoriť veľa. Na záver by som rád uviedol niekoľko všeobecných poznámok o tom, ako sa rozhodujete, ktoré oprávnenia používateľov sú vhodné:

  • Dôvernosť údajov: Tento problém pravdepodobne súvisí s vašou filozofiou riadenia. Čím otvorenejšie budete o veciach, tým menej sa pravdepodobne budete musieť starať o ľudí, ktorí na veci plesajú. Chcem však zdôrazniť, že mzdy sú vždy nedotknuteľné. Ak každý vie, za čo sú platené všetky ostatné, dochádza k niektorým zaujímavým diskusiám - to ste však už vedeli. Poškodenie údajov: Pokiaľ ide o poškodenie údajov, musíte vedieť, že ľudia zvyčajne uplatňujú dve všeobecné pravidlá: Neposkytujte ľuďom prístup k nástrojom, ktoré nevedia používať. To len vyžaduje problémy. Uistite sa, že nikto nemôže v určitej oblasti účtovného systému zasahovať bez dozoru - najmä ak táto osoba zaznamenáva alebo nakladá s hotovosťou.

Ak je to možné, používajte systém kamarátov, v ktorom ľudia robia veci spoločne, aby ľudia vždy skontrolovali prácu ostatných ľudí - aj keď iba nepriamo. Možno Joe zaznamená účet, ale Jane vždy zníži šek na zaplatenie účtu. Možno Raul zaznamenáva faktúry zákazníkov, ale Chang ich posiela. Možno Saul zaznamenáva hotovostné príjmy, ale Beth ich vkladá. Vidíš ten vzorec, však? Ak sa dvaja ľudia zaoberajú konkrétnou hospodárskou udalosťou - opäť, najmä akou je hotovosť, je to dobrý nápad pre Joe a Jane, Raul a Chang a Saul a Beth, aby si navzájom preverili svoje plecia.

Uzamknutie záznamu

Najjednoduchší spôsob, ako porozumieť uzamknutiu záznamu, je porovnať ho s inou možnosťou zamykania: zamykanie súborov. Väčšina ostatných programov používa zamykanie súborov. Uzamknutie súboru znamená, že ak má jedna osoba v sieti otvorený dokument na spracovanie textov, nikto iný v sieti ho nemôže otvoriť a potom ho upraviť. Iní môžu mať možnosť otvoriť si kópiu dokumentu, ktorú môžu uložiť na svojom počítači, pôvodný dokument však nemôžu upraviť. Operačný systém uzamkne pôvodný dokument (súbor) tak, aby sa so súborom mohol oklamať iba jedna osoba naraz. Toto uzamknutie zabezpečuje integritu údajov a zmeny, ktoré ľudia v údajoch vykonajú. (Ak sa táto firma týkajúca sa zabezpečenia integrity zdá byť čudná, porozmýšľajte o tom, že je ťažké zabezpečiť, aby zmeny oboch ľudí skončili v dokumente na spracovanie textu, ktorý obaja ľudia upravujú súčasne.)

Blokovanie záznamov funguje inak. Pri uzamknutí záznamu môže viac ako jedna osoba v sieti otvoriť a upraviť ten istý súbor naraz, ale iba jedna osoba môže pracovať s konkrétnym záznamom.

Záznam je súčasťou súboru. Napríklad v súbore faktúr, ktoré dlhujete predajcom, je to celá zbierka faktúr. Jednotlivé účty sú záznamy v rámci súboru a súbor s účtami môže otvoriť viac ako jedna osoba. Jednotlivé účty - jednotlivé záznamy, ktoré tvoria súbor - sú uzamknuté, keď si niekto vezme záznam.

Tieto informácie môžu znieť ako príliš veľa zmätku, ale umožňuje zdieľanie súborov rozlíšenie medzi súbormi a záznamami v súbore. Napríklad v QuickBooks, ak Jane vkladá jeden účet pre Alpha Company do súboru, Joe môže upravovať účet pre Beta Corporation, pretože tieto dva účty sú rôzne záznamy. Z dôvodu uzamknutia záznamu sa však Jane nemôže zmiasť s účtom Beta Corporation, ktorý Joe upravuje. A Joe - opäť kvôli uzamknutiu záznamu - sa nemôže vyrovnať s účtom spoločnosti Alpha, do ktorého vstupuje Jane.

Všeobecnejšie povedané, dvaja ľudia nemôžu editovať ten istý záznam v súbore súčasne. Zamykanie záznamov umožňuje zamestnancom používať súbor vo viacužívateľskom prostredí, pretože umožňuje práci so súborom viac ako jednej osobe.

Inštalácia QuickBooks na použitie v sieti

Ak chcete nainštalovať QuickBooks na použitie v sieti, musíte najskôr nainštalovať QuickBooks na všetky počítače v sieti, ktoré potrebujú prístup a prácu so súborom QuickBooks. Táto úloha nie je zložitá. Ak chcete zdieľať súbory QuickBooks, nemusíte inštalovať QuickBooks žiadnym efektným spôsobom.

Musíte si kúpiť kópiu QuickBooks pre každý počítač, ktorý plánuje spustiť program. Ak máte tri počítače, na ktorých chcete používať QuickBooks, musíte si kúpiť tri kópie QuickBooks. Alebo si môžete kúpiť špeciálnu viacmiestnu licenčnú verziu QuickBooks. Ak sa pokúsite nainštalovať jednu kópiu QuickBooks (s jedným kľúčovým kódom) na viacerých počítačoch, QuickBooks neumožní dvom počítačom, ktoré používajú rovnaký kód kľúča, zdieľať súbor vo viacužívateľskom režime.

Pri vytváraní súboru, ktorý chcete zdieľať, musíte zaistiť, aby ste súbor uložili na miesto, kde k nemu majú prístup ostatní používatelia QuickBooks. To znamená, že budete musieť súbor uložiť na server. Súbor môžete uložiť aj na klientskom počítači, ak určíte povolenia na zdieľanie pre priečinok alebo jednotku, na ktorú uložíte súbor QuickBooks.

Ďalšia dôležitá vec: Každý, kto vytvorí súbor QuickBooks, sa automaticky stane správcom súboru. Správca súborov má prístup do všetkých oblastí súboru a nastavuje ostatných používateľov súborov, takže nechcete, aby niekto nastavoval súbor QuickBooks. Na túto prácu sa hodí buď vlastník firmy, alebo vedúci účtovníctva. V každom prípade by osoba, ktorá dokument zakladá, mala byť dôveryhodným pravidelným pracovníkom v kancelárii, ktorý sa ľahko dostane na akékoľvek otázky alebo problémy, ktoré sa vyskytnú. Táto osoba by tiež pravdepodobne mala mať silné skúsenosti v účtovníctve. Ďalšie podrobnosti nájdete v nasledujúcej časti.

Nastavenie oprávnení používateľa

QuickBooks môžete povedať, kto tento súbor použije, a nastaviť práva pre týchto ľudí počas inštalácie QuickBooks alebo neskôr.

Používateľské povolenia v Enterprise Solutions

Ak chcete nastaviť povolenia v Enterprise Solutions, postupujte takto:

 1. Povedzte QuickBooks, že chcete nastaviť užívateľské oprávnenia.

Vyberte príkaz Spoločnosť → Používatelia → Nastaviť používateľov a role. QuickBooks zobrazuje dialógové okno Users and Roles (Users and Roles) (nezobrazené).

 2. Označte, že chcete nastaviť nového používateľa.

Kliknite na tlačidlo Nový, aby program QuickBooks zobrazil dialógové okno Nový používateľ (nezobrazené), v ktorom je uvedený zoznam rôznych účtovných úloh, ktoré môže používateľ QuickBooks plniť. Tieto roly dávajú užívateľovi možnosť vykonávať príslušné účtovnícke úlohy v programe QuickBooks. Pole Popis v dolnej časti dialógového okna sumarizuje úlohy, ktoré by mohli očakávať osoby v danej úlohe.

 3. Vyberte rolu, ktorá najlepšie zodpovedá opisovanému používateľovi, a potom kliknite na Pridať.

Majitelia by mimochodom mali mať úlohu plného prístupu, aby mohli robiť všetko, čo chcú. Upozorňujeme, že môžete používateľovi prideliť viac ako jednu rolu.

Ak chcete zmeniť povolenia existujúceho používateľa, vyberte používateľa na karte Zoznam používateľov a potom kliknite na tlačidlo Upraviť. QuickBooks zobrazuje dialógové okno Upraviť používateľa (nie je zobrazené), ktoré sa podobá dialógovému oknu Nový používateľ a umožňuje vám zmeniť rolu alebo roly používateľa.

 4. Kliknutím na OK sa vrátite do dialógového okna Users and Roles (Používatelia a role).

Môžete skontrolovať oprávnenia (v podstate zoznam schopností, ktoré QuickBooks umožňuje) pre konkrétnu osobu alebo preddefinovanú rolu. Ak chcete zobraziť oprávnenia, ktoré má používateľ, vyberte kartu Zoznam používateľov v dialógovom okne Používatelia a role, kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia, vyberte používateľa v zozname a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť. QuickBooks zobrazuje veľké dialógové okno, ktoré konkrétne identifikuje, čo môže používateľ urobiť. Ak chcete zobraziť povolenia, ktoré má určitá rola, vyberte kartu Zoznam rolí v dialógovom okne Používatelia a roly, kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia, vyberte rolu a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť.

Používateľské povolenia v QuickBooks Pro a Premier

Ak chcete nastaviť povolenia v aplikáciách QuickBooks Pro alebo QuickBooks Premier, postupujte takto:

 1. Vyberte príkaz Spoločnosť → Nastaviť používateľov a heslá → Nastaviť používateľov.

 QuickBooks zobrazí dialógové okno Zoznam používateľov (pozrite si obrázok).

Dialógové okno Zoznam používateľov

 2. Kliknite na tlačidlo Pridať používateľa.

Aplikácia QuickBooks zobrazí dialógové okno Nastaviť heslo používateľa a prístup, pomocou ktorého pridávate nových používateľov a zadávate heslá.

Dialógové okno Nastaviť heslo používateľa a prístup

 3. Zadajte používateľské meno a heslo ďalšej osoby, ktorú chcete používať v súbore QuickBooks; potom znova zadajte heslo do textového poľa Potvrdiť heslo.

Opätovné zadanie hesla potvrdí, že ste heslo zadali správne prvýkrát.

Od tohto okamihu, keď niekto otvorí súbor QuickBooks, QuickBooks požiada o užívateľské meno a heslo. Preto, aby iná osoba mala prístup k súboru QuickBooks, musí zadať užívateľské meno a heslo, ktoré ste nastavili.

 4. Zadajte prístup používateľa.

QuickBooks zobrazí dialógové okno s otázkou, či chcete, aby osoba mala prístup do všetkých oblastí súboru QuickBooks alebo iba do niektorých oblastí.

Ak určíte, že chcete povoliť prístup iba k niektorým oblastiam - zvyčajne - pravdepodobne - QuickBooks zobrazí sériu dialógových okien, ktoré vám umožňujú nastaviť povolenia pre každú oblasť. Výberom možnosti Žiadny prístup nastavíte určitú oblasť (napríklad bankové položky) mimo limitu pre používateľa, kliknutím na tlačidlo Všetky oblasti QuickBooks môžete používateľovi udeliť povolenie na vytváranie a tlač transakcií a zostáv v oblasti, alebo vyberte tlačidlo možnosti Vybraté oblasti QuickBookov, ktoré používateľovi umožňujú čiastočný prístup do oblasti. Ak vyberiete možnosť Vybraté oblasti, musíte určiť obmedzený prístup tým, že prejdete stránky sprievodcu a dôkladne popíšete prístup, ktorý má mať používateľ. Môžete tiež určiť, či iné aplikácie (napríklad TurboTax) získajú prístup k údajom QuickBooks.

užívateľský prístup je uvedený

 5. Skontrolujte prístup používateľa.

Po dokončení prechádzania dialógovými oknami Nastaviť heslo používateľa a prístup zobrazí QuickBooks súhrn oprávnení pre používateľa. Ak potrebujete ísť späť a zmeniť povolenia pre určitú oblasť, kliknite na tlačidlo Späť alebo kliknutím na tlačidlo Dokončiť označte, že ste dokončili zadanie toho, čo konkrétny používateľ môže urobiť. Aplikácia QuickBooks znova zobrazí dialógové okno Zoznam používateľov s pridaním nového používateľa. Kliknite na Pridať používateľa, ak chcete pridať ďalšieho nového používateľa, kliknutím na Upraviť používateľa upravte vybraného používateľa alebo kliknutím na Zavrieť zatvorte dialógové okno.

Užívateľ sa môže prihlásiť a otvoriť súbor QuickBooks z ľubovoľného počítača v sieti, ak má počítač nainštalované QuickBooks a má prístup k sieti QuickBooks v sieti. Ak sa však osoba pokúsi otvoriť zakázaný priestor alebo vykonať neoprávnenú akciu, QuickBooks zobrazí okno so správou, ktoré naznačuje, že osobe chýba oprávnenie potrebné na vykonanie akcie.

Zadávanie a práca vo viacužívateľskom režime

Ak má súbor QuickBooks pracovať naraz viac ako jedna osoba, používatelia musia so súborom QuickBooks pracovať vo viacužívateľskom režime. Prvá osoba, ktorá otvorí súbor, musí určiť viacužívateľský režim, aby ho mohli ostatní otvoriť. Ak chcete určiť režim pre viacerých používateľov, vyberte Súbor–> Prepnúť do režimu pre viacerých používateľov. Môžete povedať, že pracujete vo viacužívateľskom režime, pretože to naznačuje záhlavie QuickBooks. Keď ostatní ľudia otvoria súbor QuickBooks, automaticky sa otvorí vo viacužívateľskom režime. Aby iný používateľ pracoval v režime pre jedného používateľa, ostatní používatelia musia zatvoriť súbor QuickBooks a užívateľ, ktorý chce pracovať v režime pre jedného používateľa, musí zvoliť File–> Switch to Single-User Mode.

Zdieľanie súboru QuickBooks v sieti vyžaduje niekoľko trikov. Najprv musíte zabezpečiť, aby nikto, kto je v režime pre jedného používateľa, nepoužíval súbor, ktorý chcete otvoriť. Ak niekto používa tento súbor a pokúsite sa ho otvoriť, QuickBooks zobrazí správu oznamujúcu, že niekto používa firemný súbor v režime pre jedného používateľa. Povedzte osobe, aby preplala do režimu viacerých používateľov a potom kliknite na tlačidlo Skúsiť znova.

Hneď ako začnete vytvárať alebo upravovať transakciu, QuickBooks transakciu uzamkne. Týmto spôsobom nikto iný nemôže upravovať transakciu, keď na nej pracujete. Môžete zistiť, či máte otvorenú transakciu v režime úprav podľa toho, čo sa QuickBooks zobrazuje v záhlaví v hornej časti formulára: Úpravy transakcie. Iní používatelia môžu otvoriť transakciu, kým ju upravujete v režime úprav, ale nemôžu v nej vykonávať zmeny, kým nedokončíte.

Ak sa napríklad pokúsite upraviť transakciu, ktorú váš spolupracovník Harriet už otvoril v režime úprav, QuickBooks zobrazí správu, ktorá číta (a tu parafrázujem) Ospravedlňte ma, Bubba. Harriet pracuje na tejto transakcii. Musíte sa vrátiť neskôr.